Berikut berbagai fungsi peralatan kearsipan yang umumnya tersedia di kantor. Mengarsipkan dokumen merupakan kegiatan penting setiap hari di berbagai jenis perusahaan dan instansi.
Tujuan utamanya untuk memudahkan mencari data lama yang dibutuhkan. Makanya walau zaman sudah canggih, peralatan kearsipan masih dibutuhkan banyak orang. Berikut berbagai peralatannya dan fungsi masing-masing peralatan tersebut.
Peralatan Kearsipan Kategori Berat
Filing Cabinet
Filling Cabinet adalah lemari dari logam, ada yang memiliki tiga laci penyimpanan atau lebih. Ada yang dibuat beberapa rak tertutup tersusun vertikal, ada juga yang tersusun secara horizontal ke samping.
Fungsi peralatan kearsipan ini untuk menyimpan berkas penting sejenis dalam laci yang sama. Kemudahan menggunakannya adalah ada tempat untuk memberi label pada masing-masing laci, agar mudah menemukan dokumen saat dibutuhkan.
Lemari Arsip
Lemari Arsip adalah tempat penyimpanan berbentuk lemari yang berfungsi untuk menyimpan berbagai arsip dalam Ordner. Ada dua jenisnya yaitu lateral yang memiliki pintu panjang dengan sistem buka tutup seperti leter L. Lalu tipe drawer dengan penutup berupa laci, sehingga untuk membukanya harus ditarik ke bagian luar.
Fungsinya sama dengan Filling Cabinet yaitu menyimpan arsip dengan rapi di tempat tertutup. Ada perusahaan yang lebih memilih lemari arsip ketimbang Filling Cabinet, karena bisa menyimpan lebih banyak dokumen pada rak yang ada di dalamnya.
Rak Arsip
Rak Arsip adalah rak untuk menyimpan Ordner atau Kotak Arsip dan umumnya terbuat dari kayu atau logam, dengan jumlah tingkat antara tiga hingga lima tergantung kebutuhan. Bagi yang sering ke perpustakaan, pasti sudah tak asing dengan peralatan rak arsip.
Fungsi dari rak arsip adalah untuk menempatkan dokumen secara menyamping, agar mudah memberi label pada masing-masing arsip dan mudah menemukannya. Sebab biasanya setiap bagian rak sudah diberi tanda sesuai abjad atau jenis arsip.
Rotary Filling
Rotary Filling adalah rak peralatan kearsipan yang menggunakan sistem putar untuk menempatkan dokumen. Ada yang berbentuk lemari dengan bagian dalam memiliki rak putar, ada pula bentuk rak terbuka yang dipakai dengan cara diputar.
Rotary Filing System terbuat dari logam kuat yang bisa menampung arsip, dengan berat maksimal puluhan kilogram. Fungsi peralatan kearsipan ini adalah untuk penyimpanan arsip dengan cara lateral, meminimalisir penggunaan ruang karena bentuknya yang melingkar. Makanya banyak yang memilih alat ini ketimbang rak atau lemari arsip.
Rak Kartu
Rak Kartu adalah laci untuk menyimpan kartu yang digunakan untuk menyimpan kode arsip. Sehingga memudahkan petugas untuk mencari arsip sesuai data kartu arsip yang tersimpan di dalam rak kartu.
Tapi untuk perusahaan baru, sepertinya rak ini belum dibutuhkan. Bentuk rak ini hampir sama dengan gambar rak arsip hanya saja ukurannya lebih kecil, tergantung banyak kartu yang disimpan disana.
Peralatan Arsip Kategori Sedang
Ordner
Ordner adalah alat penyimpanan arsip yang berbentuk map, tapi dengan kapasitas lebih besar ketimbang map biasa. Biasanya terbuat dari plastik keras yang dipadu karton tebal dengan bagian cincin logam khusus sebagai penjepit berkas.
Sebelum disimpan dalam Ordner, berkas terlebih dahulu dilubangi dengan Perforator agar bisa dijepit maksimal. Fungsi peralatan kearsipan ini adalah untuk penyimpanan dokumen penting dalam sebuah tempat khusus, sehingga mudah diambil dan disimpan kembali.
Alat Sortir
Alat Sortir adalah alat berbentuk logam berjenjang, dengan bagian jaring untuk penyimpanan dokumen. Fungsinya adalah untuk memisahkan dokumen yang diterima dari pihak luar, dokumen yang akan diberikan kepada pihak lain, serta dokumen yang akan disimpan sebagai arsip.
Kotak Arsip
Kotak Arsip adalah peralatan kearsipan yang terbuat dari karton tebal berbentuk kotak dengan penutup khusus. Fungsinya adalah untuk menyimpan arsip yang jumlahnya sedikit, kemudian ditempatkan pada rak arsip dengan lebih mudah. Kotak arsip tersedia dalam 2 ukuran yaitu model A4 dan A3 dengan tinggi 30-35 cm.
Kotak arsip juga dikenal dengan nama Box Arsip yang pada box tersedia label informasi isi box untuk dapat membantu memudahkan pencarian arsip. Biasanya sebelum masuk kotak ini, dokumen disimpan ke dalam folder atau map agar tidak berantakan.
Map
Map adalah alat berbentuk sampul buku berukuran besar, dibuat dari karton tebal yang dilapisi bahan plastik warna warni dengan gambar map arsip yang beragam. Ada beberapa jenis map yang biasa dipakai yaitu Map Folder yang terbuat dari plastik tebal dan mampu menampung lebih banyak arsip.
Adapun jenis map lainnya seperti; Stopmap Folio yang terbuat dari kertas dengan ukuran folio dan Map Snelhecter yang terbuat dari kertas, karton tebal dan plastik dan memiliki penjepit kertas di bagian tengah.
Fungsi dari map untuk menyimpan berkas dalam jumlah sedikit dalam satu tempat khusus. Jadi Anda tak perlu bolak balik ke ruang arsip hanya untuk mengambil dokumen di dalam lemari. Biasa map ini berisikan dokumen terbaru sehingga letaknya ada di meja kerja atau Filling Cabinet kecil.
Ticker File
Ticker File adalah peralatan kearsipan yang biasanya dibuat dari baja atau kayu dengan tujuan untuk membantu sistem penyimpanan arsip yang berbentuk kartu ukuran kecil. Contohnya seperti kartu lembar pinjam, kartu jamsostek, kartu tagihan perusahaan atau kartu lainnya yang memiliki waktu jatuh tempo.
Peralatan Arsip Kategori Ringan
Numerator
Numerator adalah peralatan kearsipan yang terbuat dari logam dengan gagang mirip gagang stempel, namun dilengkapi penomoran mulai dari empat digit. Cara kerjanya adalah dengan memberi tinta pada bantalan numerator, kemudian atur penomoran sesuai kebutuhan dan tekan alat pada bantalan dan cetak pada lembaran dokumen.
Fungsi Numerator untuk memberi nomor pada dokumen sebelum disimpan. Biasanya penomoran berdasarkan tanggal, bulan dan tahun diterbitkan. Dan dipakai pada dokumen penting seperti akta, ijazah, bukti tagihan dan sejenisnya.
Perforator
Perforator adalah alat untuk melobangi kertas atau dokumen lainnya, dengan bentuk seperti gagang pintu. Cara kerja dari alat ini adalah memasukkan kertas ke bagian penghasil lubang, kemudian rapikan sisi kertas, lalu tekan tangkai perforator hingga terdengar bunyi klik, maka semua kertas dokumen akan terlubangi sempurna.
Fungsi peralatan kearsipan ini adalah untuk membantu melubangi kertas arsip agar dapat dengan mudah dirapikan ke dalam map berlubang (Ordner / Map Snelhecter).
Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan lembaran dokumen, dengan cara menjepitnya menggunakan isian besi kecil (Staples) berbentuk U.
Stapler wajib ada di ruang arsip atau meja kerja staff administrasi karena sebagian besar tugasnya berhubungan dengan merapihkan dokumen.
Label
Label adalah kertas atau stiker dengan ukuran tertentu yang ditempel pada map dokumen sebagai penanda. Fungsi label arsip memudahkan mengenali dokumen dalam rak atau lemari arsip.
Ada yang menggunakan nomor untuk label dokumen, ada juga yang menggunakan abjad. Tanpa penanda yang jelas Anda akan sulit mencari dokumen apalagi kalau jumlahnya sudah banyak.
Alat Penyimpanan Modern
Selain peralatan kearsipan manual, saat ini sudah ada alat modern yang menunjang proses penyimpanan dokumen. Ada yang namanya Compact Disk (CD) berbentuk bulat tipis yang bisa menjadi media penyimpanan dari komputer. Kemudian ada Flashdisk dengan bentuk beragam dengan fungsi sama dengan CD.
Selain itu ada pula memori eksternal (Hard Disk / SSD) dengan kapasitas penyimpanan lebih besar dibandingkan CD dan Flashdisk. Biasanya dipakai oleh perusahaan yang menghasilkan banyak dokumen dalam sehari baik berupa tulisan, foto dan video.
Penjepit Kertas
Untuk dapat merapikan berbagai jenis arsip, terkadang akan membutuhkan penjepit kertas. Ada berbagai jenis penjepit kertas seperti Binder Clip dan Paper Clip. Penggunaan penjepit kertas dibutuhkan saat arsip belum sepenuhnya disimpan ke dalam Ordner atau rak arsip.
Fungsi Peralatan Kearsipan
Berikut ini berbagai fungsi peralatan kearsipan;
- Berfungsi sebagai tempat menyimpan berkas arsip yang aman.
- Membantu melindungi berkas arsip dari berbagai bahaya kerusakan seperti terkena lembab, panas berlebih, kotoran, kutu kertas dan lainnya.
- Berfungsi untuk mengelompokkan berkas arsip menjadi lebih rapi sesuai dengan yang digunakan (Tanggal, Nama Arsip, Kode dan Lainnya).
- Membantu mempermudah mencari arsip ketika dibutuhkan.
Walaupun Anda saat ini hidup di era modern, namun percaya atau tidak peralatan kearsipan masih menjadi penunjang kerja yang sangat berguna. Makanya kebutuhan akan alat ini tak pernah berkurang, bahkan cenderung bertambah dan jadi makin variatif karena menyesuaikan dengan perkembangan zaman. Jadi apakah Anda sudah memiliki semuanya di kantor?
